La importancia del aviso de privacidad para las pequeñas y medianas empresas

Hoy en día, nos encontramos en un mundo sumamente activo, en el cual las personas constantemente están buscando o creando oportunidades que les ayuden a conseguir un estilo de vida financieramente cómodo en el que puedan vivir sin preocupaciones económicas.


Lograr este objetivo no es tan sencillo como se dice, hay personas que tardan muchos años en lograrlo y otras que ni siquiera lo consiguen. Ese tipo de libertad financiera puede alcanzarse de dos formas: una es mediante un empleo lo suficientemente bien remunerado para solventar el estilo de vida deseado; y otra es mediante el emprendimiento.


Actualmente, existe una moda que involucra una gran cantidad de personas que se autodenominan emprendedores subyugados a los consejos de muchos falsos gurús del emprendimiento que se venden como coaches, quienes encaminan al público a la creencia de que todas las empresas fundadas podrán ser exitosas utilizando una estrategia de negocio aplicable para todas ellas (Ro, 2022) y los hacen caer en un patrón consistente en la creación de pequeñas y medianas empresas poco protegidas, mal administradas y edificadas. El futuro emprendedor comienza el sinuoso camino del emprendimiento lleno de inspiración y motivación, pero vulnerable y vacío del conocimiento que le llevaría a la consolidación efectiva de una empresa.


Por principio de cuentas, muchas personas olvidan o ignoran la parte del desarrollo del modelo de negocio individualizado, que es la pieza fundamental de todo emprendimiento porque en él se prepara el terreno firme para materializar el negocio y probablemente captar la atención de inversionistas potenciales, pero hay también otra parte muy importante en la creación de las pequeñas y medianas empresas que comúnmente es olvidado como si se tratara de un juguete viejo al que nadie se quiere acercar, es decir, el entramado jurídico. Dentro de este se encuentra la importancia de la protección de la información personal de los empleados y los clientes.


La seguridad es primordial en cualquier negocio porque es la garantía de que la empresa, como una entidad responsable, puede darle al cliente y a los trabajadores la tranquilidad y confianza de que su información se encuentra segura en manos de la compañía, bajo los auspicios de las leyes mexicanas. La seguridad que abordo se llama aviso de privacidad. Es un documento en el cual la empresa le informa al cliente y al empleado qué uso se les da a sus datos personales, cómo los resguarda, con quién puede llegar a compartirlos y establece un procedimiento sobre cómo el cliente o los trabajadores pueden solicitar que sus datos sean cancelados, rectificados, tener acceso a ellos y oponerse a los mismos.


El primer paso, es entender ¿Qué son los datos personales? Los datos personales son el conjunto de información de una persona que sirve para identificarla como un ser individual y único. Existen dos tipos de datos personales: los generales y los sensibles. Los generales u ordinarios son aquellos que casi cualquier persona podría conocer sobre el individuo, como su nombre, edad, fecha de nacimiento, imagen, etcétera. Y los datos personales sensibles son aquellos que requieren un manejo más sofisticado por ser confidenciales, por ejemplo, la cuenta de banco, el estado financiero, el origen étnico de una persona, el historial clínico, sus preferencias sexuales, su identidad sexual, el peso y las medidas de una persona, entre otros.


¿Por qué es importante proteger nuestros datos personales? Brindarle al cliente la garantía de que sus datos personales serán protegidos estando en manos de la empresa no solamente es una prerrogativa que el emprendedor le da a sus clientes para hacerlos sentir privilegiados, sino que es una obligación de ley.


Es aquí, donde se empieza a tomar la importancia del tema de que el emprendedor considere sin demora disponer de un aviso de privacidad, pues la ley federal de protección de datos personales en posesión de los particulares establece, en los artículos 63 y 64, que cuando una empresa recaba datos personales de personas y no tiene un aviso de privacidad, puede ser acreedor a una multa que va desde 100 hasta los 160 mil días de salarios mínimos de multa. Esto significa que, para el año corriente (2022), en el que el salario mínimo general en México es de $172.87 MXN diarios, las multas podrían ir desde $17,287.00 MXN (diecisiete mil doscientos ochenta y siete pesos), hasta los $27,659,200.00 MXN (veintisiete millones, seiscientos cincuenta y nueve mil doscientos pesos).


Hay que poner especial atención al momento de definir si nuestra empresa recaba datos personales de los clientes y no solo porque exista la obligación de tener un aviso de privacidad para ellos, cualquier empleado que ingrese a trabajar en la misma, al ser una persona que puso a disposición de la empresa sus datos personales por medio de la solicitud de empleo, currículum vitae, o cualquier otro documento que queda bajo el resguardo de la misma, crea automáticamente la obligación para la empresa de contar con un aviso de privacidad para su personal.


Claramente queda sobre la mesa la importancia de que la empresa cuente al menos con dos avisos de privacidad (i) el resguardo de los datos personales de los clientes y (ii) para los trabajadores. No está de más aclarar la importancia de que la empresa cumpla con las disposiciones que ha establecido en su propio aviso de privacidad, no puede sobrepasar los límites que ella misma se impuso para el manejo de los datos personales. Si la empresa declara que no compartiría con nadie los datos personales no los debe compartir con nadie, si manifiesta que los compartirá sólo con una o varias empresas, por ser necesario para cumplir con sus servicios, solo deberá compartirlos con quienes dispuso en su aviso de privacidad. De no ser así, la empresa rebasa sus propios límites y podría estar cometiendo una vulneración a los datos personales.


El emprendedor que pone especial atención en brindar seguridad a su personal y a sus clientes se está protegiendo también a sí mismo, ya que si cumple adecuadamente con las obligaciones de su empresa, por muy pequeña que sea, está formándose como un emprendedor íntegro, está ahuyentando a la procrastinación, a la mediocridad, a la corrupción y solidificando una capa protectora sobre su propia empresa y sus futuros clientes que a largo plazo le evitará enormes dolores de cabeza.


Sin embargo, la historia no termina con tener los avisos de privacidad, el manejo de los datos personales dentro de la empresa es de suma importancia. Todo emprendedor debe disponer de las medidas necesarias para que los datos personales no sean fácilmente vulnerados, ya sea desde guardarlos en una computadora de la empresa, en un cajón o un locker bajo llave, pero los datos personales de las personas deben estar seguros porque si sufren una vulneración quien será responsable de informar a la clientela o al personal vulnerado, será la empresa, así como de realizar todas las acciones posibles para reparar la vulneración.


Las consecuencias de esas vulneraciones a los datos personales son igualmente sancionables, debido a que en el artículo 64 de la ley referida anteriormente, se imponen las multas que conlleva una vulneración van desde los 200 hasta los 320 mil días de salario mínimo vigente, es decir, el doble de la multa por no tener avisos de privacidad.


En conclusión, no debemos ignorar las obligaciones que la ley impone para manejar correctamente los datos personales de las personas que colaboran con la empresa, ni de los clientes, ya que son indispensables para mantener a flote el emprendimiento que se quiera consolidar. Evitemos esas multas tan elevadas, y no echemos en saco roto la información vertida en este artículo.



Referencias:

Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos. (2010, 5 de julio). Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares. Ciudad de México, México. Recuperado de https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFPDPPP.pdf


Ro, M. (2022). Huye de los coaches que dan entrenamientos “machote”. Emprendedor.com. Recuperado el 05 de mayo de 2022, de https://emprendedor.com/huye-de-los-coaches-que-dan-entrenamientos-machote/


Según afirma Tipos de datos personales y sus cara